制作发函的步骤如下：
标题应简洁明了，概括说明发函的缘由和主题。例如：“关于XX事项的函”。
明确主送机关，即受文并办理来函事项的机关单位。在文首顶格写明全称或规范化简称，其后用冒号。
开头：说明发函的缘由，概括交代发函的目的、根据、原因等内容，通常用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。
主体：详细说明致函事项，内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是洽谈工作、询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。
结尾：用礼貌性语言向对方提出希望或请求，例如：“请贵单位给予支持为盼”或“请即复函”。
根据函询、函告、函商或函复的事项，选择适当的结束语，例如：“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
署名机关单位名称，写明成文时间（年、月、日），并加盖公章。
签字盖章：个人的要签名，公司和企业的要由单位盖章并由法定代表人或授权代表签字。特别要注意准备两份，在落款处签字或盖章之外，再将两份平铺在一起，在骑缝处签字或盖章。