收据的主要作用是 证明某一时点“标的物”由交付人转移到签发人的交接证据。它是一种关于“标的物交接”过程与结果的证明性文件，也是当事双方“交接资金、资产等物品的证据”。收据的应用范围非常广泛，可以用于各种物品的交接行为，证明物品“监管权”的变化。
具体来说，收据有以下几种作用：
收据能够清晰地记录交易的细节，包括交易的时间、金额、交易双方的信息以及交易的内容等。这对于日后可能出现的纠纷解决、审计检查或者税务申报等都具有关键的证据价值。
通过收据，企业或个人可以清楚地了解每一笔资金的流动方向和用途。例如，员工报销时提供的收据能够帮助财务部门准确核算成本，确保资金的合理使用。
在纳税申报时，合法有效的收据可以作为成本扣除的依据，从而降低应纳税所得额，减轻税负。财政局监制的收据还可以用于抵扣所得税。
收据作为一种书面的凭证，具有法律效力，可以作为款项往来确认的证明。正规的收据在企事业单位的经济活动中具有重要作用，尤其是财政部门印制的盖有财政票据监制章的收付款凭证，用于行政事业性收入。
收据可以分为内部收据和外部收据。内部收据是单位内部的自制凭据，用于单位内部发生的业务，如材料内部调拨、收取员工押金、退还多余出差借款等。外部收据又分为税务部门监制、财务部门监制、部队收据三种，用于单位之间的业务往来和行政事业性收费。
综上所述，收据在日常生活和工作中扮演着重要角色，不仅是交易和资金管理的凭证，也是税务申报和法律诉讼的重要依据。因此，正确开具和保存收据对于保障各方权益具有重要意义。