民营企业在员工退休时，需要遵循以下步骤和注意事项：
员工需要在达到国家法定退休年龄前30日前向用人单位或者档案托管部门提出书面申请。
向企业职工养老保险结算管理中心或企保中心缴纳社会化管理服务费。
申请通过后，需要填写相关资料，包括退休审批表、花名册等，并加盖公章或社区章。
需要提供退休人员所居住社区出具的居住证明、县人事劳动局出具的参加工作时间证明信、身份证复印件等。
社保经办机构会对提供的资料进行审核，符合按月领取待遇条件的，发放《职工退休证》，从次月起按月支付基本养老金。
参保人在领取《职工退休证》的次月15日后，可携带身份证、社保卡、退休证到指定银行打印存折，领取基本养老金。
如果个人有特殊情况，如身体健康状况不佳或工作环境特殊，可以向单位提出提前退休的申请，并准备好相关证明材料。
退休后，档案和社保关系可能会转移到当地社保部门或实行社会化管理的社区保管，具体转移流程需咨询当地劳动局或社保部门。
通过以上步骤，民营企业员工可以顺利完成退休手续，并开始享受基本养老金待遇。建议提前规划并准备好所有必要的文件，以确保退休过程顺畅。